Алгоритм сокращения штата, образцы документов
Пошаговый разбор процедуры сокращения численности или штата: разъяснения и шаблоны документов.
«Компания N приостанавливает деятельность в России», — такие заголовки нам приходится каждый день видеть в новостной ленте в последние пару недель.
Консультируя иностранный бизнес, мы понимаем, что многие компании не готовы поступиться интересами российских работников: приостанавливая деятельность, они вводят режим простоя с оплатой в размере заработной платы.
Но что делать, если приостановка вынужденно продолжится?
Ответ один: договариваться с работниками об увольнении или сокращать.
То же относится к российским компаниям, по разным причинам вынужденным сворачивать производство или оказание услуг.
Эта статья поможет вам провести сокращение правильно. Следует помнить, что сокращение штата — сложная процедура; суды буквально до запятой будут проверять правильность ваших шагов — даже тех, о которых не написано в Трудовом кодексе.
В идеале стоит обратиться за помощью к юристам. Если же такой возможности нет, рекомендую использовать предлагаемые формы документов и не пренебрегать изучением судебной практики вашего региона по отдельным моментам.
Итак, поехали. Обсуждаем шаги.
В таблице кратко поименованы этапы процедуры сокращения численности или штата, а под таблицей содержится описание каждого из них.
| Сокращение штата | Сокращение численности | Примечания | |
| 1. | Проведение «закадровой» работы. | ||
| 2. | Оформление решения работодателя о сокращении. | Порядок действий в этих пунктах может быть изменен: сначала определение преимущественного права, после — оформление решения. | |
| 3. | Создание кадровой комиссии, отвечающей за выполнение мероприятий по определению преимущественного права для оставления на работе. | ||
| 4. |
Определение кадровой комиссией преимущественного права для оставления на работе. |
||
| 5. | Извещение службы занятости о предстоящем сокращении работников. | Действия по пунктам 5, 6, 7 проводятся одновременно. | |
| 6. | Извещение профсоюза о предстоящем сокращении работников. | ||
| 7. | Письменное предупреждение каждого сокращаемого работника о предстоящем увольнении. | ||
| 8. | Предложение работнику имеющихся вакансий. | ||
| 9. | Издание приказа об увольнении. | ||
| 10. | Оформление и выдача работнику трудовой книжки, расчеты с работником. | ||
1. Проведение «закадровой» работы
Странно звучит, но этот этап очень важный. Сначала следует определиться, проводите вы процедуру сокращения штата или численности.
Разница в следующем:
- При сокращении штата из штатного расписания исключается должность и увольняются все работники, занимающие данную должность. Например, свернули деятельность по продажам — и все менеджеры по продажам, которых в штате может быть несколько человек, подпадают под сокращение.
- При сокращении численности должность в штатном расписании остается, но уменьшается число работников на ней. В нашем примере сокращаются объемы продаж, вместо пяти менеджеров оставляете трех, двое идут под сокращение.
Помимо понятийной, имеется и процедурная разница между сокращением численности и штата. Сокращение численности — процедура более сложная, поскольку подразумевает сравнение работников (остающихся и увольняемых) по квалификации для определения тех из них, кто должен будет остаться.
Кроме того, на данном этапе важно проверить трудовые договоры и должностные инструкции работников. Не должно возникнуть ситуации, когда вы сокращаете должность А, оставляя в штатном расписании должность В, хотя должностные инструкции для должностей А и В одинаковы. Это приведет к признанию сокращения незаконным: суд установит, что фактически вы сократили численность, а не штат, однако сравнения работников по квалификации не проводили.
Также в порядке подготовки к процедуре следует проанализировать состав штата, исключив из числа подпадающих под сокращение лиц, которых невозможно уволить по данному основанию:
- беременных женщин,
- женщин, имеющих ребенка в возрасте до трех лет,
- одиноких матерей, воспитывающих ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или малолетнего ребенка в возрасте до 14 лет,
- мужчин, воспитывающих ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или малолетнего ребенка в возрасте до 14 лет без матери,
- родителя (иного законного представителя ребенка) — единственного кормильца ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет,
- родителя (иного законного представителя ребенка) — единственного кормильца ребенка в возрасте до 3 лет в семье, воспитывающей трех и более малолетних детей (до 14 лет), если другой родитель (иной законный представитель ребенка) не состоит в трудовых отношениях.
Эти категории работников нельзя включать в состав сокращаемых лиц до изменения их статуса.
2. Оформление решения работодателя о сокращении
Решение о проведении работодателем сокращения штата работников закрепляется соответствующим приказом о внесении изменений в штатное расписание. В приказе именуются должности, подлежащие сокращению, или число работников, подлежащих сокращению, а также дата, с которой такие изменения вводятся в действие. Планируемый формат штатного расписания является приложением к приказу.
С приказом о внесении изменений в штатное расписание должны быть под роспись ознакомлены работники, назначенные приказом ответственными за проведение мероприятий по сокращению. Как правило, это руководитель отдела кадров и/или бухгалтер.
3. Сокращение численности: создание кадровой комиссии, отвечающей за выполнение мероприятий по определению преимущественного права для оставления на работе
Трудовым кодексом РФ установлено следующее правило: при сокращении преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией. При равной производительности труда и квалификации предпочтение в оставлении на работе отдается:
- семейным — при наличии двух или более иждивенцев (нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию);
- лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком;
- работникам, получившим в период работы у данного работодателя трудовое увечье или профессиональное заболевание;
- инвалидам ВОВ и инвалидам боевых действий по защите Отечества;
- работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.
Если вам предстоит сократить численность (помните, из пяти менеджеров оставляем только три), то до момента выбора сокращаемых лиц необходимо издать приказ о создании кадровой комиссии, чьей задачей и станет выбор лиц с наиболее высокой квалификацией и производительностью труда.
С приказом о создании комиссии знакомятся члены этой комиссии.
| проект приказа |
| ПРИКАЗ №___ О создании кадровой комиссии в целях проведения процедуры сокращения численности работников ООО «___________» <город> <дата> В целях проведения процедуры сокращения численности работников ООО «___________», а именно реализации комплекса мероприятий, предусмотренных ст.179 ТК РФ, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать кадровую комиссию. 2. Членами кадровой комиссии определить: ________________________ (ФИО, должность), 3. Обязать членов кадровой комиссии провести не позднее «___» ________ 20__ г. рабочее совещание для определения работников, имеющих преимущественное право для оставления на работе. Результаты отразить в протоколе. С приказом ознакомлены:
|
4. Сокращение численности: определение кадровой комиссией преимущественного права для оставления на работе
После создания комиссия проводит собрание, на котором определяются критерии для сравнения работников, что отражается в протоколе.
Закон не содержит критериев для сравнения. Поэтому члены комиссии должны сами определить, как полагается сравнивать работников, чтобы выбрать лиц с наиболее высокой квалификацией. Например, при сравнении менеджеров по продажам критериями могут быть стаж работы в сфере продаж, степень выполнения плана продаж за анализируемый период, качество ведения договорной работы, отсутствие нарушений трудовой дисциплины.
После выбора критериев производится сравнение работников, выбираются лучшие из них. Оставшиеся становятся кандидатами для сокращения. Результат выбора отражается в протоколе.
| проект протокола |
|
<город> <дата> Протокол заседания кадровой комиссии Комиссия в составе: в целях проведения процедуры сокращения численности работников ООО «___________» и реализации комплекса мероприятий, предусмотренных ст. 179 ТК РФ, заслушав _________________________ <ФИО >, который доложил, что перед комиссией поставлена задача определить преимущественное право оставления на работе работников, замещающих должность ________________, определила: 1. В качестве критериев, достаточных для выбора работников, отличающихся наиболее высокой квалификацией и производительностью труда, установить: 2. По результатам изучения личных дел сотрудников (ФИО, ФИО, ФИО) установлено следующее: 3. Преимущественным правом для оставления на работе обладают следующие работники: ФИО, ФИО, ФИО. 4. ФИО, ФИО, ФИО подлежат сокращению. <Подписи членов комиссии> |
5. Извещение службы занятости о предстоящем сокращении работников
В соответствии с п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. №1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации», при принятии решения о сокращении численности или штата работников организации / индивидуального предпринимателя и возможном расторжении трудовых договоров работодатель обязан в письменной форме сообщить об этом в органы службы занятости не позднее чем за два месяца до начала соответствующих мероприятий, указав должность, профессию, специальность и квалификационные требования к ним, условия оплаты труда каждого работника. Если же решение о сокращении может привести к массовому увольнению, сделать это нужно не позднее чем за три месяца.
Под «соответствующими мероприятиями» здесь подразумевается увольнение работников. Т.е. уведомить центр занятости полагается в то же время, когда о сокращении будут уведомляться работники.
Уведомление составляется в произвольной форме на бланке организации. В отдельных центрах занятости разработаны типовые формы для уведомления о планируемом увольнении работников в связи с сокращением штата организации.
Уведомление также может быть сделано через сервис «Работа в России».
6. Извещение профсоюза о предстоящем сокращении работников
Не позднее чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий работодатель обязан направить уведомление о предстоящем сокращении в выборный орган первичной профсоюзной организации (при его наличии!).
Если же решение о сокращении может привести к массовому увольнению работников — не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий.
Сокращение работников-членов профсоюза производится с учетом мотивированного мнения профсоюзной организации; порядок его получения описан в ст. 373 ТК РФ.
7. Письменное предупреждение о предстоящем увольнении каждого сокращаемого работника
Такое предупреждение должно быть сделано не позднее чем за два месяца до увольнения.
Уведомление составляется в произвольной форме и содержит информацию о предполагаемой дате прекращения трудового договора, которую целесообразно указывать с оговоркой о том, что при нахождении работника в эту дату на больничном или в отпуске увольнение будет производиться после окончания отпуска или периода временной нетрудоспособности.
Очень важно: с уведомлением о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. Если работник работает удаленно, в другой местности, уведомление можно направить в его адрес почтой с описью вложения.
Однако при таком способе уведомления работодатель несет неблагоприятные последствия неполучения работником уведомления.
Задачей работодателя на данном этапе является получение уведомления с поставленной на нем подписью работника и датой вручения.
| проект уведомления |
| Кому__________________
Уважаемый _________________! Руководством компании принято решение о сокращении (исключении из штатного расписания) занимаемой Вами должности ____________ (Приказ №___ от «___» _______ 20__ г.). На основании вышеизложенного Вы предупреждаетесь о том, что занимаемая Вами штатная должность подлежит сокращению. По истечении двух месяцев со дня получения настоящего уведомления трудовой договор с Вами будет расторгнут на основании п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ с выплатой выходного пособия в размере среднемесячного заработка. В соответствии со ст. 178 ТК РФ, при расторжении трудового договора в связи с сокращением штата работников организации увольняемому работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия). В исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется за уволенным работником в течение третьего месяца со дня увольнения по решению органа службы занятости населения при условии, если в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен. Вы вправе предложить расторжение трудового договора и до истечения двухмесячного срока со дня вручения настоящего уведомления. В этом случае Вам будет выплачена дополнительная денежная компенсация в размере среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении (ч. 3 ст. 180 ТК РФ). В случае Вашего согласия на увольнение до истечения срока уведомления просим сделать письменное заявление. В течение всего срока действия предупреждения Вы обязаны исполнять функциональные обязанности по занимаемой должности и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка. <дата> <подпись> <ФИО подписавшего> |
8. Предложение работнику имеющихся вакансий
По общему правилу, работодатель обязан предлагать работнику перевод на вакантные должности в той местности, где работник выполняет трудовые обязанности. Предлагать следует только те должности, которые работник может занять с учетом своей квалификации и состояния здоровья.
В предложении о переводе на другую работу рекомендуется перечислить не только предлагаемые должности, но и основные условия труда, квалификационные характеристики, размер оплаты труда на предлагаемой работе.
С предложением о переводе на другую работу работник должен быть ознакомлен под роспись. В случае если работник отказывается получить экземпляр предложения и/или ознакомиться с ним под роспись, предложение следует зачитать работнику вслух, а об отказе от ознакомления с предложением составить соответствующий акт.
Если сотрудник работает удаленно, в другой местности, предложение вакансий можно направить в его адрес почтой с описью вложения. Неполучение таких предложений работником по его вине суд не будет считать нарушением процедуры.
Сколько раз предлагать вакансии? Это решает работодатель. Важно запомнить правило: ни одна вакансия, которую может заместить сокращаемый работник, не должна быть замещена кем-то другим, пока она не предложена сокращаемому лицу.
| проект предложения | ||||||
| Кому__________________
Предложение вакантных должностей Уважаемый _________________! В соответствии с ч. 3 ст. 81 Трудового кодекса РФ, увольнение по основанию, предусмотренному пунктом 2 или 3 части 1 настоящей статьи, допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором. Согласно Трудовому договору №___ от «___» ________ г., местом Вашей работы является город _______________. Соответственно, работодатель обязан предлагать работнику вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Настоящим информируем Вас о том, что на «___» _________ 2022 г. в г. ____________ у работодателя имеются следующие вакантные должности, на которые Вы можете быть переведены:
В случае Вашего согласия на перевод просим Вас представить работодателю заявление в течение трех рабочих дней с момента получения настоящего уведомления. Если в течение трех рабочих дней с момента получения настоящего уведомления заявление от Вас не будет получено, работодатель считает Вас отказавшимся от занятия предложенной вакантной должности и оставляет за собой право на замещение вакансии третьими лицами. <подпись> <ФИО подписавшего> Настоящее уведомление получено _____________________ /_____________________/ Дата вручения уведомления: «___» ____________________ 2022 г. |
Что предлагать, если вакансий нет? В таком случае в начале и в конце процедуры работнику вручается уведомление об отсутствии вакантных должностей.
| Кому__________________
Информирование об отсутствии вакантных должностей Уважаемый _________________! В соответствии с ч. 3 ст. 81 Трудового кодекса РФ, увольнение по основанию, предусмотренному пунктом 2 или 3 части 1 настоящей статьи, допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Настоящим информируем Вас о том, что на ____________ 2022 г. в ООО «_______________» вакантных должностей не имеется. _______________ /_________________/ Настоящее уведомление получено _____________________ /_____________________/ Дата вручения уведомления: «___» ____________________ 2022 г. |
9. Издание приказа об увольнении
По истечении двухмесячного срока с момента получения работником уведомления о сокращении производится его увольнение. В соответствии с ч. 1 ст. 84.1. ТК РФ, прекращение трудового договора по любому основанию оформляется приказом работодателя. Основание и причина прекращения трудового договора указываются в точном соответствии с формулировками ТК РФ и со ссылками на соответствующие пункт, часть, статью ТК РФ. С приказом работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись.
В нашем случае в качестве основания увольнения будет указан п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Важно: нельзя уволить работника, если к моменту увольнения он находится в отпуске (любом, в т.ч. в отпуске без сохранения заработной платы) или на больничном. Следует дождаться окончания времени отсутствия и уволить в первый день выхода на работу.
10. Оформление и выдача работнику трудовой книжки, расчеты с работником
В соответствии со ст. 84.1. ТК РФ, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя и произвести с ним расчет.
В последний день работы сотруднику выдается трудовая книжка, справки формы 2-НДФЛ, выплачивается зарплата, заработанная к моменту увольнения, компенсация за неиспользованный отпуск (при наличии), а также первое выходное пособие в связи с сокращением штата в размере одного среднего заработка.
Если в последний день работы выдать работнику трудовую книжку не представляется возможным (в нашем случае будет именно так), в адрес работника направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать распоряжение направить ее почтой.
Следует иметь в виду, что выходные пособия в связи с сокращением штата выплачиваются работнику постепенно: первое — в последний день работы; второе — через два месяца с момента увольнения на основании заявления работника, который к заявлению прилагает копию трудовой книжки в подтверждение нетрудоустройства; третье — по истечении трех месяцев с момента увольнения на основании заявления работника, который к заявлению прилагает копию трудовой книжки в подтверждение нетрудоустройства и решение службы занятости о необходимости выплатить выходное пособие.
Однако у работодателя есть право выбрать другой порядок выплаты выходных пособий: в последний день работы произвести выплату сразу двух средних заработков. В этом случае работодатель будет освобожден от обязанности выплачивать третий средний заработок по решению службы занятости.
Материал подготовлен специально для сайта INTELLECT
Статьи экспертов юридической фирмы INTELLECT >>
Похожие материалы
