Переход на электронные трудовые книжки
Электронные трудовые книжки упростят жизнь работодателям. Или нет...
В начале февраля 2020 года заголовки новостных агентств громко заявляли о перевороте в правилах увольнения работников. Якобы внесены такие изменения в Трудовой кодекс РФ, которые кардинально по-новому регулируют вопросы расторжения трудового договора.
А что на самом деле?
Во-первых, следует успокоиться: ничего глобального, что требует быстрых реакций под угрозой больших санкций, не появилось.
Во-вторых, законодатель дает работодателям достаточно времени, чтобы адаптироваться к новым условиям работы.
В-третьих, нужно морально подготовить себя к переходному периоду: сам Пенсионный Фонд РФ не знает пока ответов на многие вопросы. Законодательство будет дорабатываться в ходе его применения.
Итак, в Трудовой кодекс РФ действительно внесено несколько изменений. И все они сопряжены с переходом к так называемым электронным трудовым книжкам.
Первое важное дополнение – в Кодексе появилась статья 66.1. «Сведения о трудовой деятельности». Из содержания данной статьи следует уяснить две главные новости:
- Отныне трудовую книжку в привычном ее понимании ведет не работодатель, а Пенсионный Фонд РФ. Работодатель остается ответственным за ее ведение только в отношении тех работников, которые выразили желание продолжать иметь бумажный вариант книжки. По логике законодателя таких лиц должно быть все меньше, а со временем произойдет полный переход на электронную версию книжки.
- С 1 января 2020 года в России существует два документа о трудовом стаже работника: электронная трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности. Электронная трудовая книжка теперь представляет собой перечень сведений о трудовом стаже каждого работника, в котором будут отражаться сведения о работнике, месте его работы, трудовой функции, переводах на другую постоянную работу, об увольнении с указанием основания прекращения трудового договора). «Книжки» в привычном виде в Пенсионном Фонде не будет.
Работодатель формирует в электронном виде и передает на хранение в Пенсионный Фонд РФ основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника.
Обязанности работодателя в 2020 году
1. Обязанности в отношении Пенсионного Фонда РФ
Внимание! В срок до 17 февраля 2020 года каждый работодатель должен подать в Пенсионный Фонд РФ сведения о трудовой деятельности тех работников, которые в период с 1 января по 31 января 2020 года были:
- переведены на другую постоянную работу,
- приняты на работу,
- уволены,
- написали заявление о переходе на электронную трудовую книжку или заявление на сохранение ведения бумажной трудовой книжки.
Перечень приведенных обстоятельств называется кадровыми мероприятиями.
Внимание! Перечень закрытый. Так, если в период с 1 января по 31 декабря произошло переименование работодателя, внесена запись о работе по совместительству и пр., это не является основанием для подачи сведений в Пенсионный Фонд.
Для подачи сведений достаточно заполнить форму СЗВ-ТД, утвержденную Постановление Правления Пенсионного фонда России от 25.12.2019 г. №730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений».
В том же Постановлении содержится порядок заполнения формы.
Не забудьте про пункт 1.7. порядка, где сказано: при представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.
Таким образом, в сведениях нужно будет отразить не только то кадровое мероприятие, которое стало поводом для подачи формы, но и последнее кадровое мероприятие, произведенное в вашей организации в отношении данного работника до 01.01.2020 года. Отражать мероприятие, которые произошли у работника по предшествующему месту работы, не нужно.
Пример. Иванов И.И. был принят в ООО «Ромашка» в мае 2019 года, а 15.01.2020 г. уволен по собственному желанию. Переводов на другую постоянную работу не имел. Увольнение является кадровым мероприятием, обязывающим работодателя подать в отношении Иванова И.И. форму СЗВ-ТД в Пенсионный Фонд РФ.
Заполняя форму, работодатель должен в ней отметить увольнение с указанием оснований увольнения, а также последнее кадровое мероприятие, которым в нашем случае является прием на работу в мае.
Если бы в период работы в ООО «Ромашка» Иванов И.И. имел переводы, то вместо приема на работу в форме СЗВ-ТД мы отразили бы последний из переводов, который случился до 01.01.2020 г.
Внимание! Если в период с 1 по 31 января 2020 года в отношении работника произошло нескольких кадровых мероприятий (например, несколько переводов и увольнение), каждое из них должно быть отражено в форме. А также то последнее мероприятие, которое случилось до 31.12.209 г. (включительно).
Если в штате работодателя трудоустроено менее 25 человек, форму СЗВ-ТД в Пенсионный Фонд РФ можно подать в бумажном виде. Больше 25 человек – только электронно.
После 17 февраля работодатель делает то же самое: в срок до 15 марта сдает форму СЗВ-ТД в отношении работников, у которых произошли кадровые мероприятия в феврале, до 15 апреля – в отношении тех, у кого мероприятия случились в марте, и т.д.
Разница лишь в том, что при повторной подаче формы в отношении одного и того же работника не нужно будет включать сведения о кадровых мероприятиях, произошедших до 31.12.2019: информировать ПФР придется только о последнем мероприятии, произошедшем в отчетном месяце.
С 2021 года обязанности работодателя изменятся. Уведомлять Фонд о кадровых мероприятиях (прием, увольнение) придется не позднее следующего рабочего дня.
2. Обязанности работодателя в отношении работников
2.1. Известить о выборе способа ведения трудовой книжки
Работодатель в срок до 30 июня 2020 года обязан письменно уведомить каждого работника о праве сделать выбор, подав одно из двух заявлений – о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или переходе на электронный формат.
Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки
Настоящим уведомляем Вас о том, что внесены изменения в трудовое законодательство, связанные с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Вы имеете право сделать выбор между продолжением ведения трудовой книжки в порядке ст. 66 ТК РФ (в «бумажном виде») или предоставлением Вам сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1. ТК РФ (на ведение «электронной трудовой книжки»).
Для этого Вам необходимо в срок до 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из двух письменных заявлений:
- о продолжении ведения трудовой книжки в порядке ст.66 ТК РФ;
- о согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности в порядке ст. 66.1. ТК РФ.
Одно из указанных заявлений должно быть представлено по адресу ___________.
Подпись. Дата.
Отметка о получении уведомления работником с датой, подписью, расшифровкой подписи.
Одно из указанных заявлений работник должен представить работодателю до 31 декабря 2020 года. Если работник не подал никакого заявления – продолжайте вести бумажную трудовую книжку.
За пределами 31.12.2020 подать заявление могут:
- работники, которые не исполняли трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы (декретницы, лица на больничном и т.д.),
- лица, имевшие стаж работы, но на 31.12.2020 не состоявшие с кем-либо в трудовых отношениях.
Лайфхак. Следует обратить внимание, что подача работником заявления любого из двух видов является кадровым мероприятием, которое обязывает работодателя в срок до 15 числа следующего месяца подать сведения о трудовой деятельности в ПФР.
Представьте себе, как это может обрушить работу кадровой службы, обслуживающей сотни работников крупного предприятия. В этой связи рекомендуем правильно распределять во времени выполнение возложенной на работодателя обязанности и вручать уведомления работникам не одномоментно, а дробно: по отделам, по должностям и т.д.
Так удастся избежать аврала и поэтапно выполнить обязанность по уведомлению работников, не нарушив сроков подачи сведений в Пенсионный Фонд. Главное, успеть до 30 июня 2020 года.
Следует иметь в виду, что работник, выбравший продолжение ведения бумажного варианта трудовой книжки, в любой момент может передумать и написать заявление о переходе на электронный формат.
А вот обратный переход невозможен!
2.2. Выдать работникам, выбравшим электронный формат, трудовые книжки на руки
Эта обязанность вытекает из п. 3 Федерального закона от 16.12.2019 г. №439-ФЗ: работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1. ТК РФ, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
В формулировке статьи содержится указание на то, какая запись должна быть сделана в трудовой книжке работника. Эта запись должна быть порядковой.
Запись о выдаче на руки трудовой книжки следует произвести в журнале ведения и хранения трудовых книжек; также необходимо взять подпись работника в личной карточке.
2.3. Каждому увольняющемуся выдавать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности
Обратите внимание, что выдача бумажной трудовой книжки и выдача сведений предусматривают разный порядок.
Если в отношении работника ведется бумажная трудовая книжка, то действует прежнее правило: она выдается в последний день работы, а в случае невозможности выдачи в адрес работника направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие направить ее почтой.
В отношении сведений порядок такой: если их невозможно выдать на руки в последний день работы, работодатель обязан направить сведения за период работы у данного работодателя работнику по почте заказным письмом с уведомлением. Ждать согласия на отправку сведений по почте не нужно.
Работник, не получивший сведения, вправе обратиться за ними к работодателю путем подачи заявления. В этом случае сведения ему должны быть выданы в течение 3 рабочих дней способом, указанным в заявлении (в бумажном или электронном виде).
Следует отметить, что Кодекс разрешает работодателям производить обмен сведениями с работниками в электронном виде, равно как и работнику – подавать электронные заявления. Но это должно быть отражено в локальных нормативных актах работодателя.
Что именно выдается работнику на руки? Форма выдачи сведений разработана Минтрудом РФ (ф. СТД-Р), но пока не утверждена приказом (несмотря на то, что работодатели уже месяц как должны выдавать такие сведения работникам на руки).
Проблемы, с которыми придется столкнуться работодателям. Издержки нового
► С 1 января 2020 года при заключении трудового договора работник предоставляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые.
Внимание! При приеме работника на работу проверьте, есть ли в сведениях о трудовой деятельности отметка о том, что работник отказался от бумажной книжки:
- «да» – подавайте в ПФР сведения в электронном виде;
- «нет» – дополнительно требуйте от работника предоставить трудовую книжку.
В случае непредставления трудовой книжки – по письменному заявлению работника оформите новую трудовую книжку в привычном порядке.
► В отношении иностранных граждан закон не предусматривает никаких исключений, поэтому действуйте по тому же сценарию: анализируйте представленные сведения о трудовой деятельности, заводите новые трудовые книжки. С наступлением 2021 года встанет вопрос об определении лиц, поступающих на работу впервые. В случае с иностранцами механизма решения этого вопроса пока не видится.
► Ст. 84.1. ТК РФ обязывает работодателей при увольнении работника выдавать сведения о трудовой деятельности, касающиеся периода работы только у данного работодателя. Соответственно, такой работник может прийти к новому работодателю для трудоустройства, не имея на руках бумажной трудовой книжки (в случае отказа от нее), но со сведениями, которые охватывают небольшой период работы.
В этом случае у работодателя, заключившего трудовой договор, возникнут проблемы:
- при расчете больничного,
- при решении вопроса о том, является ли работник бывшим государственным или муниципальным служащим, нужно ли уведомлять о конфликте интересов,
- при намерении получить подтверждение опыта работника (как в момент приема, так и в ходе выполнения трудовых обязанностей – например, при проведении процедуры сокращения численности работников).
Очевидно, что предусмотренные законом сведения о трудовой деятельности работника недостаточны для работодателя, но отказать в приеме на работу по данному основанию он не вправе.
Региональный Пенсионный Фонд в этом случае советует дополнительно просить представить трудовую книжку (которая, к слову сказать, выдана работнику на руки и может не сохраниться к моменту трудоустройства).
Более успешным видится другой вариант: предложить работнику обратиться в Пенсионный Фонд через МФЦ или Госуслуги с запросом сведений обо всей трудовой деятельности. И передать полученные сведения работодателю.
Однако проблему отказа работника от содействия работодателю в рамках правового поля решить не удастся.
Статья Анны Устюшенко написана специально для сайта INTELLECT
Статьи экспертов юридической фирмы INTELLECT >>
Похожие материалы
