Мы в соцсетях
print

Переход на электронные трудовые книжки

Электронные трудовые книжки упростят жизнь работодателям. Или нет...

Изменения в Трудовой кодекс РФ: обязанности работодателя в 2020 году и проблемы, с которыми придется столкнуться.

В начале февраля 2020 года заголовки новостных агентств громко заявляли о перевороте в правилах увольнения работников. Якобы внесены такие изменения в Трудовой кодекс РФ, которые кардинально по-новому регулируют вопросы расторжения трудового договора.

А что на самом деле?

Во-первых, следует успокоиться: ничего глобального, что требует быстрых реакций под угрозой больших санкций, не появилось.

Во-вторых, законодатель дает работодателям достаточно времени, чтобы адаптироваться к новым условиям работы.

В-третьих, нужно морально подготовить себя к переходному периоду: сам Пенсионный Фонд РФ не знает пока ответов на многие вопросы. Законодательство будет дорабатываться в ходе его применения.

Итак, в Трудовой кодекс РФ действительно внесено несколько изменений. И все они сопряжены с переходом к так называемым электронным трудовым книжкам.

Первое важное дополнение – в Кодексе появилась статья 66.1. «Сведения о трудовой деятельности». Из содержания данной статьи следует уяснить две главные новости:

  • Отныне трудовую книжку в привычном ее понимании ведет не работодатель, а Пенсионный Фонд РФ. Работодатель остается ответственным за ее ведение только в отношении тех работников, которые выразили желание продолжать иметь бумажный вариант книжки. По логике законодателя таких лиц должно быть все меньше, а со временем произойдет полный переход на электронную версию книжки.
  • С 1 января 2020 года в России существует два документа о трудовом стаже работника: электронная трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности. Электронная трудовая книжка теперь представляет собой перечень сведений о трудовом стаже каждого работника, в котором будут отражаться сведения о работнике, месте его работы, трудовой функции, переводах на другую постоянную работу, об увольнении с указанием основания прекращения трудового договора). «Книжки» в привычном виде в Пенсионном Фонде не будет.

Работодатель формирует в электронном виде и передает на хранение в Пенсионный Фонд РФ основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника.

Обязанности работодателя в 2020 году

1. Обязанности в отношении Пенсионного Фонда РФ

Внимание! В срок до 17 февраля 2020 года каждый работодатель должен подать в Пенсионный Фонд РФ сведения о трудовой деятельности тех работников, которые в период с 1 января по 31 января 2020 года были:

  • переведены на другую постоянную работу,
  • приняты на работу,
  • уволены,
  • написали заявление о переходе на электронную трудовую книжку или заявление на сохранение ведения бумажной трудовой книжки.

Перечень приведенных обстоятельств называется кадровыми мероприятиями.

Внимание! Перечень закрытый. Так, если в период с 1 января по 31 декабря произошло переименование работодателя, внесена запись о работе по совместительству и пр., это не является основанием для подачи сведений в Пенсионный Фонд.

Для подачи сведений достаточно заполнить форму СЗВ-ТД, утвержденную Постановление Правления Пенсионного фонда России от 25.12.2019 г. №730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений».

В том же Постановлении содержится порядок заполнения формы.

Не забудьте про пункт 1.7. порядка, где сказано: при представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.

Таким образом, в сведениях нужно будет отразить не только то кадровое мероприятие, которое стало поводом для подачи формы, но и последнее кадровое мероприятие, произведенное в вашей организации в отношении данного работника до 01.01.2020 года. Отражать мероприятие, которые произошли у работника по предшествующему месту работы, не нужно.

Пример. Иванов И.И. был принят в ООО «Ромашка» в мае 2019 года, а 15.01.2020 г. уволен по собственному желанию. Переводов на другую постоянную работу не имел. Увольнение является кадровым мероприятием, обязывающим работодателя подать в отношении Иванова И.И. форму СЗВ-ТД в Пенсионный Фонд РФ.

Заполняя форму, работодатель должен в ней отметить увольнение с указанием оснований увольнения, а также последнее кадровое мероприятие, которым в нашем случае является прием на работу в мае.

Если бы в период работы в ООО «Ромашка» Иванов И.И. имел переводы, то вместо приема на работу в форме СЗВ-ТД мы отразили бы последний из переводов, который случился до 01.01.2020 г.

Внимание! Если в период с 1 по 31 января 2020 года в отношении работника произошло нескольких кадровых мероприятий (например, несколько переводов и увольнение), каждое из них должно быть отражено в форме. А также то последнее мероприятие, которое случилось до 31.12.209 г. (включительно).

Если в штате работодателя трудоустроено менее 25 человек, форму СЗВ-ТД в Пенсионный Фонд РФ можно подать в бумажном виде. Больше 25 человек – только электронно.

После 17 февраля работодатель делает то же самое: в срок до 15 марта сдает форму СЗВ-ТД в отношении работников, у которых произошли кадровые мероприятия в феврале, до 15 апреля – в отношении тех, у кого мероприятия случились в марте, и т.д.

Разница лишь в том, что при повторной подаче формы в отношении одного и того же работника не нужно будет включать сведения о кадровых мероприятиях, произошедших до 31.12.2019: информировать ПФР придется только о последнем мероприятии, произошедшем в отчетном месяце.

С 2021 года обязанности работодателя изменятся. Уведомлять Фонд о кадровых мероприятиях (прием, увольнение) придется не позднее следующего рабочего дня.

2. Обязанности работодателя в отношении работников

2.1. Известить о выборе способа ведения трудовой книжки

Работодатель в срок до 30 июня 2020 года обязан письменно уведомить каждого работника о праве сделать выбор, подав одно из двух заявлений – о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или переходе на электронный формат.

 


 

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки

Настоящим уведомляем Вас о том, что внесены изменения в трудовое законодательство, связанные с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Вы имеете право сделать выбор между продолжением ведения трудовой книжки в порядке ст. 66 ТК РФ (в «бумажном виде») или предоставлением Вам сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1. ТК РФ (на ведение «электронной трудовой книжки»).

Для этого Вам необходимо в срок до 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из двух письменных заявлений:

  • о продолжении ведения трудовой книжки в порядке ст.66 ТК РФ;
  • о согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности в порядке ст. 66.1. ТК РФ.

Одно из указанных заявлений должно быть представлено по адресу ___________.

Подпись. Дата.

Отметка о получении уведомления работником с датой, подписью, расшифровкой подписи.

 


 

Одно из указанных заявлений работник должен представить работодателю до 31 декабря 2020 года. Если работник не подал никакого заявления – продолжайте вести бумажную трудовую книжку.

За пределами 31.12.2020 подать заявление могут:

  • работники, которые не исполняли трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы (декретницы, лица на больничном и т.д.),
  • лица, имевшие стаж работы, но на 31.12.2020 не состоявшие с кем-либо в трудовых отношениях.

Лайфхак. Следует обратить внимание, что подача работником заявления любого из двух видов является кадровым мероприятием, которое обязывает работодателя в срок до 15 числа следующего месяца подать сведения о трудовой деятельности в ПФР.

Представьте себе, как это может обрушить работу кадровой службы, обслуживающей сотни работников крупного предприятия. В этой связи рекомендуем правильно распределять во времени выполнение возложенной на работодателя обязанности и вручать уведомления работникам не одномоментно, а дробно: по отделам, по должностям и т.д.

Так удастся избежать аврала и поэтапно выполнить обязанность по уведомлению работников, не нарушив сроков подачи сведений в Пенсионный Фонд. Главное, успеть до 30 июня 2020 года.

Следует иметь в виду, что работник, выбравший продолжение ведения бумажного варианта трудовой книжки, в любой момент может передумать и написать заявление о переходе на электронный формат.

А вот обратный переход невозможен!

2.2. Выдать работникам, выбравшим электронный формат, трудовые книжки на руки

Эта обязанность вытекает из п. 3 Федерального закона от 16.12.2019 г. №439-ФЗ: работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1. ТК РФ, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

В формулировке статьи содержится указание на то, какая запись должна быть сделана в трудовой книжке работника. Эта запись должна быть порядковой.

Запись о выдаче на руки трудовой книжки следует произвести в журнале ведения и хранения трудовых книжек; также необходимо взять подпись работника в личной карточке.

2.3. Каждому увольняющемуся выдавать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности

Обратите внимание, что выдача бумажной трудовой книжки и выдача сведений предусматривают разный порядок.

Если в отношении работника ведется бумажная трудовая книжка, то действует прежнее правило: она выдается в последний день работы, а в случае невозможности выдачи в адрес работника направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие направить ее почтой.

В отношении сведений порядок такой: если их невозможно выдать на руки в последний день работы, работодатель обязан направить сведения за период работы у данного работодателя работнику по почте заказным письмом с уведомлением. Ждать согласия на отправку сведений по почте не нужно.

Работник, не получивший сведения, вправе обратиться за ними к работодателю путем подачи заявления. В этом случае сведения ему должны быть выданы в течение 3 рабочих дней способом, указанным в заявлении (в бумажном или электронном виде).

Следует отметить, что Кодекс разрешает работодателям производить обмен сведениями с работниками в электронном виде, равно как и работнику – подавать электронные заявления. Но это должно быть отражено в локальных нормативных актах работодателя.

Что именно выдается работнику на руки? Форма выдачи сведений разработана Минтрудом РФ (ф. СТД-Р), но пока не утверждена приказом (несмотря на то, что работодатели уже месяц как должны выдавать такие сведения работникам на руки).

Проблемы, с которыми придется столкнуться работодателям. Издержки нового

► С 1 января 2020 года при заключении трудового договора работник предоставляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые.

Внимание! При приеме работника на работу проверьте, есть ли в сведениях о трудовой деятельности отметка о том, что работник отказался от бумажной книжки:

  • «да» – подавайте в ПФР сведения в электронном виде;
  • «нет» – дополнительно требуйте от работника предоставить трудовую книжку.

В случае непредставления трудовой книжки – по письменному заявлению работника оформите новую трудовую книжку в привычном порядке.

► В отношении иностранных граждан закон не предусматривает никаких исключений, поэтому действуйте по тому же сценарию: анализируйте представленные сведения о трудовой деятельности, заводите новые трудовые книжки. С наступлением 2021 года встанет вопрос об определении лиц, поступающих на работу впервые. В случае с иностранцами механизма решения этого вопроса пока не видится.

► Ст. 84.1. ТК РФ обязывает работодателей при увольнении работника выдавать сведения о трудовой деятельности, касающиеся периода работы только у данного работодателя. Соответственно, такой работник может прийти к новому работодателю для трудоустройства, не имея на руках бумажной трудовой книжки (в случае отказа от нее), но со сведениями, которые охватывают небольшой период работы.

В этом случае у работодателя, заключившего трудовой договор, возникнут проблемы:

  • при расчете больничного,
  • при решении вопроса о том, является ли работник бывшим государственным или муниципальным служащим, нужно ли уведомлять о конфликте интересов,
  • при намерении получить подтверждение опыта работника (как в момент приема, так и в ходе выполнения трудовых обязанностей – например, при проведении процедуры сокращения численности работников).

Очевидно, что предусмотренные законом сведения о трудовой деятельности работника недостаточны для работодателя, но отказать в приеме на работу по данному основанию он не вправе.

Региональный Пенсионный Фонд в этом случае советует дополнительно просить представить трудовую книжку (которая, к слову сказать, выдана работнику на руки и может не сохраниться к моменту трудоустройства).

Более успешным видится другой вариант: предложить работнику обратиться в Пенсионный Фонд через МФЦ или Госуслуги с запросом сведений обо всей трудовой деятельности. И передать полученные сведения работодателю.

Однако проблему отказа работника от содействия работодателю в рамках правового поля решить не удастся.

Статья Анны Устюшенко написана специально для сайта INTELLECT

Статьи экспертов юридической фирмы INTELLECT >>

иностранные работники, кадровое делопроизводство, трудовое право

Похожие материалы

Юридические услуги, разрешение споров, патентные услуги, регистрация товарных знаков, помощь адвокатаюридическое сопровождение банкротства, услуги арбитражного управляющего, регистрационные услуги для бизнеса


Екатеринбург
+7 (343) 236-62-67

Москва
+7 (495) 668-07-31

Нижний Новгород
+7 (831) 429-01-27

Новосибирск
+7 (383) 202-21-91

Пермь
+7 (342) 270-01-68

Санкт-Петербург
8 (800) 555-67-05

Челябинск
+7 (351) 202-13-40


Политика информационной безопасности