Как правильно хранить документы организации
Должна ли компания хранить все документы на бумажных носителях или можно хранить сканы, в том числе удостоверенные электронной подписью?
Хранению подлежат бухгалтерские, налоговые и кадровые документы организации.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утвержден Приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. №236.
Порядок хранения документов бухгалтерского учета закреплен в Федеральном стандарте бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утв. приказом Минфина России от 16.04.2021 г. №62н (далее – ФСБУ 27/2021).
Так, согласно п. 23 ФСБУ 27/2021 экономический субъект должен хранить подлинники документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации.
В свою очередь, при наличии технической возможности организация вправе осуществлять хранение первичных электронных документов (электронных регистров) на электронных носителях с учетом требований законодательства Российской Федерации, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах (письмо Минфина России от 27 мая 2022 г. №02-07-10/50875).
То, в какой форме (бумажной или электронной) организация может хранить документы, зависит от формы, в которой они изначально были составлены.
Хранение электронных документов
В ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи» определены условия, при выполнении которых электронные документы, подписанные электронной подписью (далее — ЭП), признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью:
- электронные документы, подписанные квалифицированной ЭП, всегда признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно, и могут применяться в соответствии с законодательством РФ (исключение составляют случаи, когда законом допускается составление документа только на бумажном носителе);
- электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной ЭП, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
При соблюдении условий, предъявляемых к ЭП, электронный документ является равнозначным документу на бумажном носителе, хранится в этой же форме и тем самым не требует своего воспроизведения на бумаге.
Первым или единственным экземпляром документа является подлинник документа (п. 3 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
То есть если изготовленный первоначально в электронном виде документ будет распечатан и заверен в установленном порядке, такой документ является копией оригинала документа в электронной форме.
Хранение бумажных документов
В Письме Минфина России №07-01-10/128798 от 28.12.2022 разъяснено, что организации не могут хранить бумажные документы в электронном виде, поскольку это не предусмотрено нормами ФСБУ 27/2021.
В соответствии с п. 24 ФСБУ 27/2021 документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.
Кроме того, согласно абз. 7 ч. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ, в случае необходимости должностное лицо налогового органа вправе ознакомиться с подлинниками документов, а перевод бумажных документов в электронный вид исключает такую возможность.
Таким образом, переводить бумажную документацию в электронный вид путем сканирования не допускается.
Материал Светланы Лебедевой, INTELLECT
Статьи экспертов юридической фирмы INTELLECT >>
Похожие материалы
