Как провести аттестацию сотрудников
С помощью аттестации можно выявить эффективных и неэффективных сотрудников и принять меры по её итогам.
Компании проводят аттестацию персонала, чтобы оценить уровень знаний и навыков в коллективе. С помощью аттестации можно выявить эффективных и неэффективных сотрудников и принять меры по её итогам. Как правильно организовать аттестацию с точки зрения закона? В этом вопросе блогу «Авито для бизнеса» помогла разобраться Анна Устюшенко, партнер юридической фирмы INTELLECT, руководитель группы практик «Коммерческое и трудовое право».
- Что такое аттестация персонала
- Зачем нужна аттестация персонала
- Как подготовиться к аттестации
- Как проходит аттестация
- Что делать, если сотрудник не пришёл на аттестацию
- Варианты решений по сотрудникам, которые не прошли аттестацию
- Коротко: Как провести аттестацию сотрудников
Что такое аттестация персонала
Аттестация — это проверка уровня профессиональных компетенций сотрудника. В Трудовом кодексе (ТК РФ) нет понятия профессиональной аттестации и информации о порядке её проведения, за исключением обязательной аттестации:
- работников, чья деятельность связана с движением поездов и маневровой работой на железнодорожных путях общего пользования;
- медицинских работников и фармацевтов, которые хотят обладать квалификационной категорией (высшей, первой или второй);
- педагогов;
- государственных служащих;
- сотрудников таможенных органов;
- спасателей;
- специалистов в гражданской авиации;
- работников гидротехнических сооружений;
- сотрудников следственного комитета;
- персонала объектов космической инфраструктуры;
- руководителей унитарных предприятий;
- работников библиотек.
Для остальных аттестация необязательна. Тем временем работодатель имеет право её провести, исходя из собственных потребностей.
Зачем нужна аттестация персонала
С помощью аттестации работодатель сможет определить, достаточно ли у сотрудников квалификации для выполнения рабочих задач. И тогда вынести решение о:
- увольнении некоторых работников. Расторжение трудового договора по итогам аттестации — законный способ расстаться с сотрудником, который не справляется с обязанностями. Но нужно учитывать, что увольнение работника на основании внезапной проверки квалификации, которая ранее не практиковалась в компании, свидетельствует о заранее спланированном увольнении. В таком случае при возникновении спора суд, скорее всего, встанет на сторону работника;
- кадровых перестановках. Работодатель может перевести работника в другой отдел или на другую должность;
- обучении сотрудников. После оценки вскроются пробелы в знаниях сотрудников, на которые стоит обратить внимание;
- пересмотре уровня заработной платы. Тем, кто не справляется с работой, может быть предложена меньшая оплата труда. А тем, кто хорошо выполняет обязанности, могут повысить зарплату или премировать.
Помимо этого, аттестация мотивирует сотрудников на поддержание и повышение уровня квалификации: учиться, вступать в профильные сообщества, выполнять более сложные задачи.
Как подготовиться к аттестации
Аттестация требует подготовки. Перед её проведением нужно составить несколько документов: положение об аттестации, протокол аттестационной комиссии, аттестационный лист и приказ об аттестации. Расскажу подробнее о каждом из них.
Положение об аттестации
Работодателю необходимо подготовить собственный нормативный акт о проведении аттестации — положение об аттестации. В нём нужно описать правила проведения оценки в компании. Чтобы было проще составить документ, можно взять за основу акты, которые регулируют обязательную аттестацию сотрудников.
Пример: порядок аттестации работников библиотек
Положение должно содержать следующую информацию:
Сотрудники, в отношении которых проводится аттестация
Укажите, кто будет проходить оценку: весь персонал, выделенные категории работников (рядовые сотрудники, менеджеры, директора), департаменты (бухгалтерия, юрисдикция, разработка) или отдельные специалисты.
Аттестации запрещено подвергать:
- сотрудников, которые работают менее одного года на текущей позиции;
- специалистов, направленных в компанию образовательными учреждениями, до конца обязательного срока их работы;
- беременных женщин;
- женщин с детьми в возрасте до года.
Вид
Аттестация работников бывает трёх видов:
- периодическая. Проходит регулярно и в установленный срок;
- внеочередная. Проводится перед серьёзными изменениями в организации, при снижении качества работы персонала, при повышении работника или после обучения;
- повторная. Проводится для сотрудников, которые не прошли предыдущую аттестацию или отсутствовали из-за отпуска, декрета или больничного.
Формат
Чаще всего аттестация выглядит как экзамен, который включает один или несколько элементов:
- теория. Сотрудник отвечает на вопросы комиссии устно или письменно;
- практика. Если компетенции работника можно проверить выполнением задания, то ему предлагается задача — разработчик программирует код, копирайтер пишет текст и так далее;
- тест. Сотруднику выдаётся бланк с вопросами, на которые он отвечает в заданный промежуток времени.
В основном проверка квалификации происходит в очной форме, но возможен и онлайн-формат.
Состав комиссии
Аттестация сотрудников должна проводиться комиссией, её численность и состав не регламентированы. Но есть единственное требование: если в компании есть профсоюз, его представитель должен присутствовать. Комиссия обычно состоит из:
- председателя — он организует состав и работу комиссии, определяет сроки и порядок аттестации;
- заместителя — он выполняет обязанности председателя, если он отсутствует;
- секретаря — он готовит документы, делает рассылки, уведомляет об изменениях и прочее;
- членов комиссии — они оценивают работников и выносят вердикт. Важно включить в список участников специалистов, которые способны оценить уровень квалификации кадров. Причём для этого могут быть приглашены сторонние аудиторы. Формировать комиссию желательно из нечётного числа людей, чтобы в случае спора о результатах оценки мнения не разделились поровну.
Документы
Положением может быть предусмотрено ознакомление аттестационной комиссии с дополнительными документами:
- личными делами сотрудников;
- документами, подтверждающими дисциплинарные проступки и достижения аттестуемых.
Иногда прикладывают и другие материалы:
- отчёты о проделанной работе с описанием достижений;
- сертификаты о повышении квалификации;
- отзывы от клиентов, коллег, руководителей.
Поскольку комиссии для проведения аттестации необходимо заранее ознакомиться с этими документами, в положении нужно прописать сроки, в которые они будут предоставлены на ознакомление, например за 2–3 недели до мероприятия.
Критерии оценки
Определить соответствие квалификации сотрудников выполняемой ими работе без должностных инструкций сложно. Если соответствующих документов нет, то обязанности сотрудников и требования к их квалификации желательно подробно прописать в трудовых договорах.
Описание процедуры
В положении следует описать процесс аттестации:
- порядок ведения протокола аттестационной комиссии — кто его ведёт, как заполняет, как он должен выглядеть и в каком порядке утверждается работниками после принятия решения комиссией;
- формат — устный, письменный, с помощью тестирования, смешанный, очный, онлайн;
- распорядок заседания комиссии — как и в какой последовательности оценивают сотрудников;
- правила рассмотрения дополнительных сведений о работнике — документов о повышении квалификации, отчётов о проделанной работе, отзывов;
- перечень причин, по которым мероприятие может перенестись на другую дату;
- формат принятия решения — открытое или закрытое голосование.
График аттестации
К положению нужно приложить график аттестации. В нём нужно указать:
- дату и время аттестации;
- место проведения аттестации;
- список аттестуемых с указанием должности, подразделения, датой и решением по результатам предыдущей аттестации, если такие имеются;
- срок предоставления документов по сотруднику комиссии и ответственное за это лицо.
Скачать шаблон графика аттестации
Попросите сотрудников расписаться напротив своих фамилий в графике аттестации в подтверждение того, что они видели расписание.
Результаты аттестации
Укажите, какие решения могут быть приняты в отношении аттестуемого, например:
- работник соответствует занимаемой должности;
- работник соответствует занимаемой должности, но должен пройти курсы повышения квалификации;
- работник соответствует занимаемой должности и рекомендуется к повышению в должности;
- работник не соответствует занимаемой должности.
Финальную версию Положения об аттестации должен утвердить директор компании. Однако если в компании есть профсоюз, то прежде всего положение об аттестации необходимо согласовать с ним — направить документ с описанием причин аттестации. В течение 5 дней профсоюз должен письменно ответить на запрос: утвердить или отклонить положение с объяснением решения. В случае отказа есть 3 дня, чтобы проконсультироваться с профсоюзом и внести правки. Если в результате согласия всё же не было достигнуто, нужно оформить протокол об имеющихся разногласиях. После этого руководитель может самостоятельно принять положение, но профсоюз вправе обжаловать его и даже запустить процедуру коллективного трудового спора. В течение 1 месяца органы проведут проверку и при выявлении нарушения работодателю придётся отменить положение. Если в компании нет профсоюза, то согласовывать положение ни с какими представительными органами не нужно.
После этого покажите утверждённое положение аттестуемым работникам и попросите подписать его. Это важно, поскольку при возникновении конфликта нужны доказательства того, что человек был поставлен в известность об оценке результатов его работы и деловых качеств.
Скачать шаблон положения об аттестации
Протокол аттестационной комиссии и аттестационный лист
Для проведения аттестации в назначенный день потребуются документы, в которые будет заноситься вся информация по проведению процедуры и её результаты:
- Протокол заседания комиссии — юридический документ, который в точности фиксирует всю процедуру заседания аттестационной комиссии.
Скачать шаблон протокола заседания комиссии
- Аттестационный лист — документ содержит информацию о сотруднике, вопросы, которые были заданы аттестуемому, и решение комиссии по результатам оценки.
Скачать шаблон аттестационного листа
Приказ о проведении аттестации
После оформления основных документов необходимо издать приказ о проведении аттестации в компании. Приказ должен содержать ряд сведений: номер и дату составления, наименование компании, фамилии и должности аттестуемых сотрудников, состав комиссии, данные об ответственном исполнителе, дату аттестации. Приказ нужно подписать директору организации, членам комиссии и ответственному за составление документа сотруднику.
Единой формы приказа об аттестации сотрудников не существует, поэтому компания может писать его в произвольном виде или согласно внутренним документам.
Скачать шаблон приказа о проведении аттестации
Как проходит аттестация
В день аттестации сотрудники сначала сдают экзамен. Затем руководитель может привести комиссии дополнительные факты из профессиональной деятельности своего работника: отзывы, показательные ситуации, личные достижения. Аттестуемый, в свою очередь, может подтвердить сказанное или привести контраргументы. Всё это может повлиять на решение комиссии в отношении сотрудника как в положительную, так и в отрицательную сторону. После этого комиссия совещается и выносит заключение по каждому участнику в порядке, установленном положением.
Процедуру оценки необходимо проводить строго согласно порядку, изложенному в положении. Впоследствии сотрудник, который пострадал от результатов аттестации, может попробовать оспорить решение руководства. Если выяснится, что процедура оценки была выполнена с нарушением положения об аттестации, ее результаты будут признаны недействительными.
Что делать, если сотрудник не пришёл на аттестацию
Некоторые работодатели считают: не явился на аттестацию без уважительных причин — не прошёл, а значит, человека можно уволить. В то же время по ТК РФ увольнение работника возможно «вследствие недостаточной квалификации, подтверждённой результатами аттестации». Если аттестации не было — увольнение незаконно.
Но неявка работника является основанием для дисциплинарной ответственности. Если работника привлечь к ней и назначить новую дату аттестации, а он снова проигнорирует мероприятие, это будет оправданной причиной увольнения.
Варианты решений по сотрудникам, которые не прошли аттестацию
Окончательное решение по сотруднику, который по результатам аттестации признан не соответствующим занимаемой должности, остаётся за работодателем. Он может предложить работнику перейти на другую позицию, отправить его на обучение или запустить повторную проверку знаний.
Вместе с тем руководитель может и попрощаться с сотрудником. Но для начала нужно письменно предложить работнику перейти на другую должность, которая соответствует его квалификации и состоянию здоровья. Если специалист не хочет переводиться, нужно получить от него письменный отказ, после чего можно запускать процедуру увольнения. Запись в трудовой книжке будет выглядеть так:
Трудовой договор расторгнут в связи с несоответствием работника занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации, подтверждённой результатами аттестации, пункт 3 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Отдельно нужно помнить о категории работников, которых можно аттестовать, но нельзя уволить из-за плохих результатов:
- женщины с ребёнком до 3 лет;
- одинокие матери или отцы с ребёнком до 14 лет или ребёнком с инвалидностью до 18 лет, либо одинокие опекуны и попечители таких детей;
- единственные кормильцы ребёнка до 3 лет в семье, где трое и более детей имеют возраст до 14 лет, либо ребёнка с инвалидностью до 18 лет, если другой родитель не работает.
Уволенный сотрудник может обратиться в суд в течение месяца после расторжения трудового договора. Судебной практики по вопросам, связанным с аттестацией, много. И в основном работники выигрывают дела из-за неуведомления об аттестации, необъективности членов комиссии и нарушений положения об аттестации. В случае проигрыша компании в суде работника восстановят в должности, а с работодателя взыщут средний заработок за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда.
Коротко: Как правильно провести аттестацию сотрудников
- Аттестация позволяет работодателю определить, насколько сотрудники соответствуют занимаемым должностям, и принять решение о сокращении персонала, кадровых перестановках, корпоративном обучении, изменении уровня зарплат и пересмотра мотивации.
- Для большей части специалистов аттестация необязательна, но работодатель может организовать её, исходя из собственных побуждений.
- В законе нет готового описания того, как проводить аттестацию. Работодатель обязан сам создать положение об аттестации и утвердить его с профсоюзом, директором и аттестуемыми.
- Положение должно содержать всю информацию об аттестации: сроки, формат, список аттестуемых, состав комиссии, критерии оценки, кадровые документы, описание процедуры, график и возможные результаты.
- Работодатель может перевести не прошедшего аттестацию сотрудника на другую должность, отправить на обучение или уволить.
- Проводить аттестацию нужно строго по утверждённому порядку. Иначе работник, который пострадал от результатов аттестации (был понижен в должности, окладе или уволен), сможет успешно оспорить решение в суде.
Похожие материалы
