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New Accreditation for Int’l Branches

New Accreditation Procedure for International Branches, Repoffices: What’s New? Is it Now Easier?

International companies’ branches and repoffices accredited in Russia before January 1, 2015, must file for entry in a new register of foreign permanent establishments by April 1.

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The amendments to a number of Russian laws, enacted by Federal Law No. 106-FZ On Amendments to Be Made to Certain Legislative Acts of the Russian Federation of May 5, 2014 — including Federal Law No. 160-FZ On Foreign Investment in the Russian Federation of July 9, 1999 — which entered into force on January 1, 2015, have dramatically changed the procedure for the accreditation of international companies' branches and representative offices.

Apart from accreditation, the restated federal law which governs foreign investment has altered the procedure of statutory filing amendments to the public records of foreign companies' offices in Russia on file with the register, and the procedure of their closure (with the exception of the repoffices of international airlines and banks).

Prior to January 1, foreign branches and repoffices were licensed by the Russian Chamber of Commerce and Industry (CCI) and (in some cases) its territorial divisions, while the accrediting body was the State Registration Chamber of the Ministry of Justice.

Starting January 1, the authority to accredit branches and representative offices is exercised by the Federal Tax Service.

Accreditation, its termination and amending the public records of foreign companies' branches and repoffices across Russia (except repoffices of foreign credit organizations) are now the responsibility of one territorial division of the Tax Service, Tax Inspectorate No. 47 for Moscow.

As before, branches and repoffices can be set up, opened, closed and terminated by appropriate decisions of their foreign headquarters. The establishing company must apply for accreditation and file all statutory documentation forms within 12 months of the decision.

Simple as it is, the new accreditation process leaves a few unanswered questions which are expected to be addressed and resolved after the procedure's first practical application.

In contrast with the previous language, the restated law sets out the deadline for filing and processing the applications. Upon the registration, the authorized tax inspectorate will issue the applicants with certificates in the form to be set forth by the Federal Tax Service's order.

However, neither the restated law nor any of Tax Service's orders sets out any registration fees or the accreditation periods (previously offices were accredited for one, three or five years).

Starting January 1, 2015, the accreditation fee for either a branch or a repoffices will be RUB120,000 per office. Before January 1, the fee was payable at the accreditation of a branch office, in addition to the CCI's or Registration Chamber's charges. Repoffices were exempt of the registration fee and paid only the charges. The charges were denominated in the "equivalent units" and payable in rubles at the exchange rate of the US dollar to the ruble quoted on the date of payment.

The amended law also sets out exhaustive grounds for refusal to register an office and for termination of an accreditation. Before, a branch could be wound up by its foreign headquarters' decision (which was not expressly written in the law, but was quite logical). Article 21 of the amended law sets it forth expressly, and also says that the accreditation terminates automatically on winding up the headquarter company, or by decision of a competent authority, which is a novelty.

Another novelty — positive on the one hand and burdensome for the existing accredited branches and repoffices on the other — is the establishment of a register of accredited offices containing data accessible to the general public.

The data of all branches and repoffices accredited in Russia after January 1, 2012, will be entered in the "State Register of Accredited Branch Offices and Representative Offices of Foreign Legal Entities.

The offices of international companies accredited or operating in Russia under authorizations issued before January 1 and not expiring until April 1, 2015, will have to re-file their backgrounds, stats and detailed descriptions for entering in the register before April 1. The filing will be free.

Effective starting January 1, the accrediting tax inspectorate must automatically feed the accreditation data, amendments made to entries in the register, and notices of winding-up and termination of international companies' offices in Russia to the state pension fund and health insurance fund for their registration and deregistration as contributors and insurants.

The Russian Tax Code now requires local tax inspectorates to register foreign companies operating in Russia trough their permanent establishments within their respective jurisdictions as tax-paying residents on the basis of the file data of the branches and representation offices contained in the accredited offices' register.

This means that starting January 1, 2015, international companies which establish branches and open repoffices in Russia, will need no longer register their local offices additionally as taxpayers with the tax authorities, as insurants with the health insurance fund, or as contributors with the pension fund.

Whether the new accreditation procedure will make the establishment process simpler or easier, remains to be seen. INTELLECT-S monitors law amendments on a daily basis and is ready to provide any assistance in the accreditation of international companies' branches and repoffices as soon as legally possible.

 


Nuova modalità di accreditamento delle persone giuridiche straniere

Dal 1° gennaio 2015 è entrata in vigore la nuova modalità di accreditamento delle filiali e degli uffici di rappresentanza delle persone giuridiche straniere in Russia. Che cosa è cambiato? È diventato più facile o meno?

Le filiali e gli uffici di rappresentanza delle persone giuridiche straniere che sono stati accreditati, oppure svolgono la loro attività in base ad una autorizzazione anteriore al 1° gennaio 2015 e con scadenza posteriore al 1° aprile 2015, sono tenuti a depositare nel Registro le informazioni che le riguardano entro il 1° aprile 2015.

 

Con la Legge federale del 5 maggio 2014 n. 106-FZ "Sulle modifiche nei singoli atti legislativi della Federazione Russa" sono state apportate modifiche a vari atti legislativi russi, compresa la Legge federale del 9 giugno 1999 n. 160-FZ "Sugli investimenti stranieri nella Federazione Russa" (di seguito denominata "Legge sugli investimenti stranieri in Russia"). Per quanto riguarda la Legge sugli investimenti stranieri in Russia, le modifiche entrate in vigore a partire dal 1° gennaio 2015 cambiano sostanzialmente la modalità di accreditamento delle filiali e degli uffici di rappresentanza.

La pubblicazione in oggetto è dedicata alla Legge sugli investimenti stranieri in Russia, e s.m.i, entrata in vigore a partire dal 1° gennaio 2015, ed in particolare si sofferma sulla sezione riguardante l'accreditamento degli uffici di rappresentanza e delle filiali delle persone giuridiche straniere, la modifica delle informazioni su tali filiali e uffici di rappresentanza, e le modalità di liquidazione degli stessi, escludendo dall'applicazione delle norme di cui sopra gli uffici di rappresentanza operanti nel settore dell'aviazione civile e quelli delle istituzioni creditizie straniere.

Prima del 1° gennaio 2015 la Camera di commercio della Federazione Russa (di seguito TPP) — ed in alcuni casi anche i suoi uffici territoriali — era l'autorità competente in materia di rilascio delle autorizzazioni per lo svolgimento di attività da parte delle filiali e degli uffici di rappresentanza delle persone giuridiche straniere, mentre i poteri di accreditamento erano assegnati alla Camera statale di registrazione presso il Ministero della giustizia della Federazione Russa (di seguito GRP). Invece, a partire dal 1° gennaio 2015, questi poteri di accreditamento sono stati attribuiti al Servizio fiscale federale (art. 21 punto 1 della Legge sugli investimenti stranieri in Russia; punto 1 del Decreto del Governo della Federazione Russa del 30/09/2004 n. 506 "Sull'approvazione del Regolamento del Servizio fiscale federale").

Ai sensi del punto 2 del Decreto del Servizio fiscale federale del 26/12/2014 n. ММВ-7-14/680@, l'accreditamento o l'inserimento di modifiche alle informazioni contenute nel registro, oppure la revoca dell'accreditamento, viene effettuato dall'ufficio territoriale fiscale autorizzato dal Servizio fiscale federale. In ottemperanza al Decreto del Servizio fiscale federale del 22 dicembre 2014 n. ММВ-7-14/668@, i poteri di accreditamento delle filiali e degli uffici di rappresentanza delle persone giuridiche straniere (con esclusione degli uffici di rappresentanza delle istituzioni creditizie straniere), operanti nel territorio della Federazione Russa, vengono attribuiti all'Ispettorato intercircoscrizionale del Servizio fiscale federale n. 47 per la città di Mosca.

Il nuovo testo descrive più nel dettaglio le modalità di costituzione e di soppressione delle filiali e degli uffici di rappresentanza delle persone giuridiche straniere e, insieme ai decreti approvati dal Servizio fiscale federale in materia, rende la procedura di accreditamento più comprensibile. Prima non vi era una modalità precisa di stesura dei documenti da depositare all'atto di accreditamento e la loro stesura era possibile in forma libera, mentre adesso il Decreto del Servizio fiscale federale del 26/12/2014 n. ММВ-7-14/681@ prevede appositi moduli di domanda per il compimento delle azioni necessarie. Questo sostanzialmente riduce la tempistica e semplifica la modalità di preparazione delle domande.

La filiale e l'ufficio di rappresentanza della persona giuridica straniera vengono costituiti, aperti e/o soppressi, come precedentemente disposto, in base alla decisione della stessa persona giuridica straniera. La persona giuridica straniera, entro 12 mesi dalla decisione di costituzione e apertura della filiale e/o dell'ufficio di rappresentanza in Russia, è tenuta a depositare la domanda di accreditamento contenente informazioni certificate dalla TPP sul numero di cittadini stranieri che saranno i prestatori di lavoro in queste filiali e/o uffici di rappresentanza, con i relativi documenti. L'elenco dei documenti è riportato nel punto 6 del Decreto del Servizio fiscale federale del 26/12/2014 n. ММВ-7-14/680@. Ad una prima analisi della legislazione sorgono alcune domande alle quali si potrà dare risposta solo in seguito all'applicazione pratica della nuova modalità di accreditamento. Ad esempio, il modulo 15AFP prevede un foglio dove i richiedenti devono indicare il numero di prestatori di lavoro concordato con la TPP. Il foglio contiene una casella dove la TPP deve inserire una nota di coordinamento. Né la Legge sugli investimenti stranieri in Russia, né i decreti del Servizio fiscale federale, contengono precisi chiarimenti al riguardo. Neppure gli specialisti degli uffici regionali della TPP sanno dare indicazioni circa la realizzazione in pratica dell'adempimento richiesto. All'atto di coordinamento del numero di prestatori di lavoro, molto probabilmente, sarà necessario inviare alla TPP il foglio del modulo, che sarà poi allegato alla domanda di accreditamento al momento dell'inoltro.

La Legge sugli investimenti stranieri in Russia e il Decreto del Servizio fiscale federale del 26/12/2014 n. ММВ-7-14/680@ stabiliscono termini precisi entro i quali i richiedenti devono presentare i documenti e quelli entro cui l'organo fiscale deve provvedere alla registrazione. In particolare, l'accreditamento della filiale e/o dell'ufficio di rappresentanza della persona giuridica straniera deve essere effettuato entro e non oltre 25 giorni lavorativi dalla data di presentazione della domanda con i relativi documenti. La versione precedente della Legge sugli investimenti stranieri in Russia non forniva indicazioni circa i termini entro i quali l'accreditamento doveva essere effettuato. L'inserimento di modifiche alle informazioni sulla persona giuridica straniera contenute nel registro viene effettuata entro 10 giorni lavorativi, così come la revoca dell'accreditamento. All'avvenuta registrazione da parte dell'organo autorizzato, al richiedente verrà rilasciato un documento la cui forma è prevista dal Decreto del Servizio fiscale federale del 26/12/2014 n. ММВ-7-14/681@. In particolare, l'avvenuto accreditamento verrà confermato con il certificato modulo 15SvFP e con il rilascio del foglio informativo modulo 15ZFP (per analogia con la visura di evasione all'atto di registrazione della persona giuridica russa o di inserimento di modifiche alle informazioni riguardo la stessa).

Né la Legge sugli investimenti stranieri in Russia, né i Decreti del Servizio fiscale federale contengono informazioni circa la tassa da pagare per la procedura di registrazione, nonché circa il periodo per il quale l'accreditamento potrà essere rilasciato. Prima era possibile ricevere l'autorizzazione e/o l'accreditamento per 1, 3 e 5 anni.

Quanto al contributo per l'accreditamento della filiale e dell'ufficio di rappresentanza, il suo importo, a partire dal 1° gennaio 2015, verrà fissato sia per la filiale, sia per l'ufficio di rappresentanza, nella misura di 120.000 rubli per cadauno/-a. Prima del 1° gennaio 2015 il contributo doveva essere pagato solo all'atto di accreditamento della filiale ed oltre a questo contributo doveva essere pagata anche la tassa di TPP o GRP, mentre all'atto di accreditamento dell'ufficio di rappresentanza doveva essere pagata solo la tassa. L'importo di questa tassa era fissato in unità convenzionale, il cui valore corrispondeva al cambio dollaro/rublo alla data di pagamento dell'ammontare.

La Legge sugli investimenti stranieri in Russia prevede altresì l'elenco esaustivo dei motivi di rigetto della registrazione, nonché di revoca dell'accreditamento. Va sottolineato che in precedenza la filiale poteva cessare la propria attività solo in base alla decisione della persona giuridica straniera. Invece, l'art. 12 della Legge sugli investimenti stranieri in Russia prevede che l'accreditamento possa essere revocato anche a causa della cessazione dell'attività della persona giuridica straniera oppure in base alla decisione dell'organo autorizzato. La questione della cessazione dell'attività della persona giuridica straniera prima non era prevista dalla legge, anche se sembrava logica, mentre la revoca dell'accreditamento in base alla decisione dell'organo autorizzato rappresenta una novità dal punto di vista legale. L'elenco dei motivi che determinano tale decisione è fissato nell'art. 21 punto 7 della Legge sugli investimenti stranieri in Russia. L'elenco è esaustivo e non è soggetto ad interpretazione estensiva.

Un'altra novità è rappresentata dalla costituzione del registro statale delle filiali e degli uffici di rappresentanza accreditati delle persone giuridiche straniere e la messa a disposizione delle informazioni ivi contenute — novità da un lato positiva, ma che dall'altro lato impone obblighi aggiuntivi per le filiali e gli uffici di rappresentanza già accreditati.

Le informazioni sulle filiali e sugli uffici di rappresentanza delle persone giuridiche straniere che saranno accreditati dopo il 1° gennaio 2015 dovranno essere inserite nel registro statale delle filiali e degli uffici di rappresentanza accreditati delle persone giuridiche straniere (di seguito — il Registro). A ciascuna trascrizione di accreditamento verrà attribuito un numero (di seguito — NZA). All'atto dell'inserimento di modifiche alle informazioni sulla persona giuridica straniera, o all'atto di revoca dell'accreditamento, sarà necessario indicare il NZA e non il codice INN, come in precedenza. Le informazioni contenute nel Registro potranno essere fornite alle persone interessate su richiesta in forma libera. L'elenco delle informazioni da inserire nel Registro, ed il volume delle informazioni da fornire alle persone interessate, è approvato con il decreto del Servizio fiscale federale del 26/12/2014 n. ММВ-7-14-683@. Le informazioni vengono fornite ai richiedenti in forma di visura o di certificato di assenza delle informazioni richieste, entro e non oltre 5 giorni lavorativi dalla richiesta. Ai sensi del Decreto del Governo della Federazione Russa del 25/12/2014 n. 1491, per la messa a disposizione delle informazioni dal Registro sarà prevista una tassa pari a 200 rubli. I decreti del Servizio fiscale federale non prevedono alcuna possibilità di ottenere le informazioni dal Registro secondo una procedura d'urgenza (per analogia con la visura ordinaria del Registro statale unificato delle persone giuridiche).

Inoltre, le informazioni del Registro saranno disponibili su Internet sul sito del Servizio fiscale federale.

Le filiali e gli uffici di rappresentanza delle persone giuridiche straniere che sono stati accreditati, oppure svolgono la loro attività in base ad una autorizzazione anteriore al 1° gennaio 2015 e con scadenza posteriore al 1° aprile 2015, sono tenuti a depositare nel Registro le informazioni che le riguardano entro il 1° aprile 2015. L'inserimento di queste informazioni viene effettuato gratuitamente.

A partire dal 1° gennaio 2015, ai sensi dell'art. 21 punto 10 della Legge sugli investimenti stranieri in Russia, sarà l'organo fiscale autorizzato ad inviare automaticamente tali informazioni ai fondi statali extra bilancio, entro e non oltre 3 giorni lavorativi e in forma telematica, al fine di registrare o cancellare la registrazione della filiale e/o dell'ufficio di rappresentanza della persona giuridica straniera in qualità di contribuente.

L'art. 83 punto 4 del Codice Tributario della Federazione Russa prevede che gli organi fiscali provvedano a registrare e/o cancellare la registrazione dell'organizzazione straniera nel luogo in cui quest'ultima svolge la sua attività sul territorio russo, attraverso la filiale o l'ufficio di rappresentanza accreditato, in base alle informazioni contenute nel Registro statale delle filiali e degli uffici di rappresentanza delle persone giuridiche straniere.

Di conseguenza, l'obbligo delle filiali e/o degli uffici di rappresentanza accreditati di presentare loro stessi le proprie informazioni ai fini dell'immatricolazione presso l'organo fiscale e quello previdenziale in qualità di contribuente, è stato di fatto abrogato a partire dal 1° gennaio 2015.

Come al solito, solo l'applicazione pratica delle norme in esame dimostrerà se la nuova modalità semplificherà la procedura di accreditamento e se essa influirà sulle tempistiche di espletamento delle formalità necessarie. I professionisti della Rete di studi legali INTELLECT-S seguono quotidianamente gli sviluppi della legislazione e sono pronti a fornire la propria assistenza qualificata per l'accreditamento delle filiali e degli uffici di rappresentanza delle persone giuridiche straniere nei tempi più brevi possibili.

Versione italiana a cura di Timote Suladze e Chiara Salce

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